PRÉAMBULE
L’AGEFICE est un Fond d’Assurance Formation (FAF). Elle est sous administration CPME, Medef, CCI France et U2P, et exerce ses missions conformément aux dispositions légales et en application de son habilitation (arrêté du 17 mars 1993 portant habilitation de l’AGEFICE, JORF du 25 mars 1993).
L’AGEFICE a compétence pour le financement de la formation professionnelle des dirigeants non-salariés (et de leurs conjoints collaborateurs) des secteurs du Commerce, de l’Industrie et des Services, – qui sont par ailleurs enregistrés sous un groupe professionnel qui dépend de l’AGEFICE.
L’AGEFICE assure ses missions dans un cadre légal et défini, en application des décisions prises par son Conseil d’Administration, en s’appuyant sur ses conseillers salariés de l’AGEFICE et en collaboration avec son réseau de « Points d’Accueil » présents dans les antennes des Organisations Patronales ou Consulaires, qui sont représentées au sein de son Conseil d’Administration.
L’AGEFICE ne peut financer que des actions, qui répondent à la définition légale de l’action de formation professionnelle imputable.
Dans le cadre de ses missions et à l’initiative de son Conseil d’Administration, l’AGEFICE a initié, en fin d’année 2013, une action spécifique identifiée sous l’intitulé « Mallette du Dirigeant ».
APPEL A PROPOSITIONS ET SÉLECTION DES ORGANISMES
Un Appel à propositions a été publié, permettant aux organismes de formation de faire acte de candidature et de proposer les offres de formation susceptibles de s’intégrer au sein de cette action.
Les offres reçues ont été étudiées et sélectionnées à la fois sur des critères de forme (identification, justification d’un numéro de d’activité en tant qu’organisme de formation, respect des obligations de déclaration au travers du bilan pédagogique et financier, etc.), sur des critères de fond (offres cohérentes avec les modalités listées dans l’appel à propositions concernant notamment les domaines de formation visés, la durée des actions, les conditions d’organisation proposées et la souscription, par l’organisme de formation, aux critères d’engagement demandés par l’AGEFICE) et sur des critères d’expérience sur les précédents millésimes de l’opération (nombre significatif de demandes constituées, évaluations des stagiaires, résultats des opérations de contrôles, respect des engagements contractés, etc.).
Les organismes de formation dont la candidature et les offres ont été sélectionnées par le jury ont été informés. La sélection des organismes et offres de formation par l’AGEFICE conditionne la possibilité pour ceux-ci de proposer des actions de formation dites « Mallette du dirigeant ».
La possibilité pour ces organismes de proposer des actions de formation susceptibles d’être financées au titre du dispositif « Mallette du Dirigeant » suppose l’adhésion pleine et entière de ces organismes aux dispositions détaillées au présent document ainsi que dans l’appel à propositions dont il fait partie intégrante.
L’opération « Mallette du dirigeant » s’inscrit dans un cadre spécifique et dérogatoire.
Les dispositions au présent document concernent cette opération, pour la seule année 2019, et formalisent les modalités de financement par l’AGEFICE, d’actions de formation réalisées dans le cadre spécifique de l’opération désignée sous le nom de « Mallette du Dirigeant ».
Important :
Il est précisé aux organismes de formation retenus, que les présentes conditions générales tiennent lieu de convention entre l’AGEFICE et les organismes dans le cadre de l’opération « Mallette du dirigeant ». Le respect de celles-ci conditionnent la possibilité, pour les organismes retenus, de dispenser des actions s’inscrivant au sein du dispositif “Mallette du Dirigeant”.
Pour autant, il est précisé aux organismes de formation que les présentes conditions générales sont à distinguer de la convention de formation qu’ils doivent obligatoirement signer avec les bénéficiaires (stagiaires) des actions de formation « Mallette du dirigeant ».
MALLETTE DU DIRIGEANT : UNE OPÉRATION INITIÉE PAR L’AGEFICE
La « Mallette du dirigeant » est un dispositif initié par l’AGEFICE.
Ce dispositif prévoit le financement par l’AGEFICE d’actions de formation réalisées par des organismes de formation prestataires, retenus à la suite d’un appel à propositions, au bénéfice de travailleurs non-salariés ressortissants du Fonds dans les conditions et selon les modalités ci-après détaillées.
UN FINANCEMENT RÉSERVÉ AUX RESSORTISSANTS DE L’AGEFICE
L’AGEFICE n’est susceptible d’intervenir pour le financement d’actions de formation que dès lors que ces actions concernent ses ressortissants.
Sont ressortissants de l’AGEFICE et susceptibles de bénéficier des actions « Mallette du Dirigeant » :
- Les dirigeants d’entreprise (et/ou leur conjoint collaborateur ou associé), non salariés ou assimilés,
- Inscrits à l’URSSAF ou à la Sécurité sociale des indépendants en tant que travailleurs indépendants,
- N’étant pas inscrits au Répertoire des Métiers,
- À jour de leurs versements relatifs à la Contribution à la Formation Professionnelle (CFP) auprès de l’URSSAF ou de la Sécurité sociale des indépendants ou nouvellement immatriculés (immatriculés préalablement au suivi de l’action),
- Enregistrés sous un groupe professionnel relevant de l’AGEFICE.
UN DISPOSITIF DÉROGATOIRE, QUI CONCERNE DES ACTIONS SPÉCIFIQUES
Les actions de formation susceptibles d’être financées au titre de l’opération « Mallette du Dirigeant 2019 » sont celles :
- Pour lesquelles l’organisme de formation a fait acte de candidature, lors de l’appel à propositions « Mallette du Dirigeant » .
- Pour lesquelles l’organisme de formation a pu justifier de ses qualités en produisant les documents et justificatifs demandés et notamment :
- La fiche de candidature électronique mentionnant sa raison sociale, ses coordonnées complètes, les noms et coordonnées du représentant de l’organisme de formation en précisant ses références,
- L’attestation de déclaration d’activité en tant qu’organisme de formation,
- La copie de son bilan pédagogique et financier.
- Pour lesquelles l’organisme de formation a accepté par avance les conditions et engagements détaillés dans l’appel à propositions « Mallette du Dirigeant » auquel il a fait acte de candidature.
Pour les seules offres de formation arrêtées par l’AGEFICE, c’est-à-dire correspondant aux critères listés au cahier des charges et validées par l’AGEFICE :
Pour 2019, 17 programmes de formation sont déclinés en 2 niveaux d’acquisition de compétences (fondamentaux & Approfondissement), eux-mêmes répartis au sein de 6 axes thématiques :
- Comptabilité – Gestion & Tableaux de Bord
- Nouvelles Technologies et Compétences numériques
- Marketing et Communication
- Management et Ressources Humaines
- Développement durables et Responsabilité sociétale des entreprises
- Autoentrepreneuriat
pour lesquelles l’organisme de formation s’est porté candidat (programmes rappelés en annexe du présent document).
- Sous réserve que le Dirigeant d’entreprise, ressortissant de l’AGEFICE ait préalablement réalisé une demande de prise en charge de l’action de formation conformément aux procédures mises en place par l’AGEFICE et que cette demande ait été acceptée par l’AGEFICE.
- Pour les seules actions de formation réalisées avant le 31 mars 2020, et dont la demande de financement a été reçue au siège de l’AGEFICE par le biais de son Point d’Accueil dédié à cette opération avant le 31 décembre 2019, l’Opération « Mallette du Dirigeant » étant limitée, dans le cadre de ses dépôts de demandes de financement à l’année (civile) 2019.
Il est entendu que cette opération pourra être prolongée sur décision du Conseil d’Administration de l’AGEFICE et dans des conditions alors définies par celui-ci.
ÉVOLUTION DU DISPOSITIF PAR RAPPORT AUX PRÉCÉDENTS MILLÉSIMES
Les modules retenus par l’AGEFICE par thématique pour 2019 sont les suivants (fondamentaux, approfondissements) :
Comptabilité – Analyse financière – Tableaux de bord
- Module 1 : Utilisation des tableurs, conception de tableaux et graphiques (2j)
- Module 2 : Les fondamentaux de la comptabilité et de l’analyse financière (2j)
Nouvelles technologies et compétences numériques
- Module 3 : Les essentiels de l’ordinateur, utiliser internet et sa messagerie électronique (2j)
- Module 4 : Digitaliser son entreprise (3j)
- Module 5 : Le Web et le E-Commerce, les outils pour améliorer son chiffre d’affaires (3j)
- Module 6 : Les fondamentaux du digital et des réseaux sociaux + e-reputation (2j)
- Module 7 : Protection des données personnelles – RGPD (1j)
Marketing et communication
- Module 8 : Fondamentaux du marketing, exploiter une base de données (2j)
- Module 9 : Fondamentaux des techniques de vente (4j)
- Module 10 : Stratégie de communication et déclinaison sur le Web (3j)
Ressources humaines et management
- Module 11 : Recrutement, Intégration, Droit du travail (4j)
- Module 12 : Protection sociale de l’entrepreneur et de son conjoint (2j)
- Module 13 : Réinterroger son statut juridique (1j)
- Module 14 : Rédiger des contrats en toute assurance (4j)
Développement durable et Responsabilité sociétale des entreprises
- Module 15 : Rendre son entreprise plus éco-responsable au quotidien (4j)
Autoentrepreneuriat
- Module 16 : Maîtriser le fonctionnement de l’autoentreprise (2j)
- Module 17 : Évaluer et faire évoluer son autoentreprise (1j)
Aux vues des éléments précédemment exposés, il est à souligner que, au-delà de la refonte des programmes de formation, l’opération « Mallette du Dirigeant » telle qu’elle sera déclinée pour le millésime 2019 connait plusieurs évolutions :
▪ Conformément aux critères de prise en charge de l’AGEFICE, la journée de formation est fixée à 7 heures, la demi-journée étant fixée à 3 heures et 30 minutes.
▪ Les organismes de formation candidats se sont positionnés selon leur capacité à assurer des programmes déclinés en journée(s) de formation regroupées au sein des différentes thématiques et niveaux.
▪ Les organismes candidats ont pu choisir de faire acte de candidature pour proposer un ou plusieurs de ces 17 modules, étant entendu que pour chaque module, ils se sont obligatoirement s’engagés à en respecter scrupuleusement l’intitulé, le programme (imposé) et la durée telle que mentionnée.
▪ Comme cela était déjà le cas les années précédentes, la « Mallette du Dirigeant » est une opération pour laquelle il est exigé que les actions de formation soient assurées intégralement et pour la totalité de leur durée en présentiel :
Il est rappelé que l’AGEFICE considère qu’une action de formation assurée en présentiel réunit nécessairement et physiquement le formateur et le(s) stagiaires en un même lieu de formation, ce qui exclut de cette définition, les actions de formations proposées à distance quels que soient les outils, méthodes ou les technologies utilisés (classes virtuelles, Skype, écrans partagés etc.)
Il est également indiqué que contrairement à ce qui était pratiqué les années précédentes, il n’est pas prévu pour le millésime 2019, ni d’intégrer, ni de bonifier les actions qui pourraient être proposées en sus, au format E-learning : Dès lors que les prestations proposées en E- learning concernent les mêmes thèmes, programmes, modules ou contenus que ceux proposés
en présentiel, l’AGEFICE considère que ces prestations relèvent des supports pédagogiques et/ou du suivi que chaque organisme doit, dans le respect des dispositions du Code du Travail transmettre ou fournir aux stagiaires financés sur les fonds de la formation professionnelle.
MODALITÉS DE FINANCEMENT
Il est préalablement rappelé que les modalités de mise en oeuvre, et de financement telles que décrites ci-dessous sont spécifiques au financement des actions de formation s’insérant dans le cadre de l’Opération « Mallette du Dirigeant 2019 » et ne sauraient être étendues aux autres actions de formation susceptibles d’être financées par l’AGEFICE.
L’AGEFICE ne traite que les demandes de prise en charge qui émanent de ses ressortissants, par l’intermédiaire des Points d’Accueil AGEFICE : Cette disposition reste valable pour les actions « Mallette du Dirigeant » et est renforcée par la mise en oeuvre d’un Point d’Accueil unique et spécifiquement dédié à cette opération. Toute demande de financement arrivant à l’AGEFICE par un autre canal sera systématiquement refusée.
La demande de prise en charge soit être réalisée préalablement à toute action de formation pour l’obtention du financement :
- Dans le cadre de l’Opération « Mallette du Dirigeant », le dépôt de la demande de prise en charge doit être réalisé au moins 15 jours avant le début de l’action de formation.
- Si le stagiaire souhaite obtenir l’accord de financement avant le démarrage de la formation, il est conseillé de transmettre la demande de prise en charge au moins un mois avant le début du stage.
A ce titre, est considérée comme transmise au siège de l’AGEFICE, la demande de prise en charge qui a fait l’objet d’une présaisie par le Point d’Accueil dédié à cette opération, sur l’interface de gestion et de suivi des dossiers.
La demande de prise en charge doit contenir l’ensemble des justificatifs et documents habituellement nécessaires à l’AGEFICE : Dans le cadre de l’opération « Mallette du Dirigeant », il sera en outre demandé au bénéficiaire un document complémentaire permettant de s’assurer que le demandeur a bien pris connaissance des conditions d’accès et des modalités de financement des actions de formation « Mallette du Dirigeant ». Le détail des justificatifs à produire est accessible sur les différents sites internet proposés par l’AGEFICE. Plus spécifiquement, sur le site internet réservé aux organismes de formation, ce détail peut être retrouvé sur la page dédiée.
Pour le financement des actions de formation « Mallette du Dirigeant 2019 », des critères financiers spécifiques ont été décidés par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE.
Ces critères s’appliquent aux différentes déclinaisons de la « Mallette du Dirigeant », consacrées à la « Comptabilité-Analyse financière-Tableaux de bord », les « Nouvelles technologies et compétences numériques », le « Marketing et la communication » , les « Ressources humaines et le management », le « Développement durable et la Responsabilité sociétale des entreprises » et pour 2019, à l’ « Autoentrepreneuriat ».
Les plafonds de financement pour chaque module de formation de l’opération « Mallette du Dirigeant » sont les suivants :
- Actions de formation obligatoirement réalisées en présentiel (cours collectif et/ou accompagnement individuel), les prises en charge financées par l’AGEFICE seront plafonnées à 350 € nets de taxe par jour (7h00) de formation et pour un maximum de 50 € nets de taxe par heure de formation et par stagiaire ;
- Chaque bénéficiaire pourra suivre un autant de modules de formation distincts que souhaité à choisir dans la liste arrêtée par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE pour un budget total maximum de 7.000 € nets de taxe.
Le Conseil d’Administration de l’AGEFICE a souhaité faciliter l’accès des dirigeants et conjoints collaborateurs, ressortissants de l’AGEFICE au financement de leurs actions de formation.
Dans ce cadre, l’organisme de formation est informé qu’à la demande du bénéficiaire, l’AGEFICE peut décider la mise en place d’une délégation de paiement.
Le cas échéant, cette délégation de paiement est accordée dans les conditions listées au présent document, ces conditions sont accessibles sur le site internet de l’AGEFICE ( www.agefice.fr ) et acceptées par le Chef d’entreprise bénéficiaire de l’action de formation dans le document spécifique joint à la demande de prise en charge.
Selon ce principe, les modalités de facturation des organismes de formation dans le cadre d’une délégation de paiement seront les suivantes :
- Les factures adressées à l’AGEFICE seront établies au nom de l’entreprise facturée, à l’initiative de la demande de financement d’action de formation ;
- L’AGEFICE interviendra dans le financement de ces actions, sous réserve de la production de l’ensemble des justificatifs, sur la base du seul coût pédagogique net de taxe et dans la limite des plafonds arrêtés selon les critères applicables aux demandes de financement présentées ;
- Dans l’hypothèse où les montants facturés nets de taxe dépasseraient ces plafonds, le solde correspondant au montant facturé au-delà de ces derniers, reste à la charge du bénéficiaire qui s’engage à en régler le montant sur ses propres deniers ;
- Dans tous les cas, la TVA reste à la charge du bénéficiaire et de son entreprise.
- Le bénéfice de la délégation de paiement n’est pas acquis de plein droit. Il s’agit d’une facilité administrative accordée par l’AGEFICE qui peut être suspendue à tout moment.
- Le versement effectif des sommes concernées (prise en charge de l’action de formation sous réserve d’acceptation par l’AGEFICE et en application des critères financiers détaillés), ne pourra intervenir que dès lors que l’AGEFICE sera en possession de l’ensemble des documents et justificatifs nécessaires au contrôle et au remboursement de l’action de formation : Cette disposition s’applique aux actions « Mallette du Dirigeant », y compris en cas de subrogation/délégation de paiement.
Pour la demande de financement :
Il est nécessaire de transmettre un fichier PDF par pièce à fournir :
- Le formulaire de demande de financement intégralement complété, daté et signé
- Pour les actions “Mallette du Dirigeant”, le formulaire additionnel pour le dispositif concerné
- La Convention de formation
- Le Programme
- L’Attestation CFP de l’année au cours de laquelle a lieu la formation ou, pour les entreprises nouvellement immatriculées, un extrait Kbis (ou, INSEE pour les seules entreprises ne pouvant pas justifier d’un Kbis) accompagné d’une attestation d’affiliation à la Sécurité Sociale des Indépendants (mentionnant la date d’affiliation ainsi que la qualité de commerçant ou le groupe professionnel d’affiliation)
- Le cas échant, le mandat (autorisant l’organisme de formation à réaliser les démarches pour le stagiaire). Le mandat doit être accompagné d’une copie de la pièce d’identité du mandant.
- Le cas échéant, le courrier d’accompagnement ou la lettre de motivation du stagiaire.
Pour la demande de remboursement :
Il est nécessaire de transmettre un fichier PDF par pièce à fournir :
- Attestation d’assiduité
- Feuille(s) d’émargement
- Facture
- Le cas échéant, tout autre document nécessaire au traitement de la demande de remboursement.
La demande de prise en charge doit impérativement contenir :
– Le programme de formation, conforme (identique) à celui décidé par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE pour le millésime 2019 – sur entête de l’organisme de formation.
– La convention de formation mentionnant obligatoirement :
- Le NDA et les coordonnées de l’organisme de formation,
- Le nombre et l’identité (nom et prénom) des stagiaires identifiés comme tels
- L’intitulé du stage
- Le coût unitaire (avec ou sans assujettissement à la TVA)
- La durée en heures avec date(s) et horaires de stage (en l’absence de calendrier de formation)
- La catégorie de l’action de formation (adaptation poste de travail – développement des compétences – qualification – prévention – acquisition, entretien et perfectionnement des connaissances – …)*
- Les modalités de déroulement pédagogique (moyens techniques (matériel) et pédagogiques (organisation : face à face, jeux de rôles…) mis en œuvre*
- Les modalités de sanction (présentation à un concours, documentation, rapport, fiches techniques, …)*
- La date d’établissement du document
- Les modalités de contrôle de l’assiduité
- Les modalités d’évaluation jalonnant ou terminant la formation
- Les signatures des 2 parties
*Ces éléments peuvent figurer sur un autre document de l’organisme de formation (bon de commande, proposition, devis, programme, …).
Concernant la demande de remboursement : la facture doit impérativement mentionner l’intitulé de la formation ainsi que le nom et le prénom de la /du stagiaire. La facture doit être établie sur entête de l’organisme de formation et être tamponnée.
Dans tous les cas : tout document rectificatif doit être daté, tamponné et signé par les deux parties.
CONTRÔLES
Dans le cadre de ses actions, l’AGEFICE réalise régulièrement des opérations de contrôles.
En s’inscrivant dans le dispositif « Mallette du dirigeant », l’organisme de formation est informé que l’AGEFICE est susceptible de réaliser sur site, directement ou par l’intermédiaire de toute personne mandatée à cet effet, tout contrôle qu’elle juge utile de mener concernant la réalité du suivi des actions de formation pour lesquelles un financement a été demandé, ainsi que le respect par le prestataire de formation des engagements auxquels il a souscrit en répondant à l’appel à propositions pour cette opération (respect des programmes, conditions d’accueil des stagiaires, équipements, supports, modalités de suivi etc..).
L’organisme de formation s’engage :
- A fournir et/ou transmettre à l’AGEFICE et aux bénéficiaires stagiaires, les justificatifs de suivi effectif des actions de formation dispensées et ce, dans le respect des critères de fond et de forme applicables pour l’année 2019,
- A transmettre à l’AGEFICE toutes autres pièces justificatives qui pourraient lui être demandées à l’occasion d’une opération de contrôle sur site ou sur pièces, en lien avec les actions financées,
- Accepte par avance que l’AGEFICE puisse procéder sans information préalable à toutes opérations ponctuelles de contrôle avant, pendant et après la réalisation des actions qu’elle jugerait nécessaires,
- Est informé qu’en cas de non-respect des dispositions détaillées au présent document ou si des irrégularités devaient être constatées à l’occasion d’un contrôle réalisé, l’AGEFICE se réserve le droit de suspendre immédiatement le financement des actions de formation commercialisées par l’organisme de formation, y compris durant la période où des investigations complémentaires devraient être conduites.Une telle décision dûment notifiée à l’organisme de formation conduirait à la suspension immédiate de l’autorisation donnée par l’AGEFICE de proposer des actions dans le cadre du dispositif « Mallette du Dirigeant ». Une fiche d’information relative aux contrôles de service menés par l’AGEFICE est annexée au présent document.
DÉCLARATION SUR L’OUTIL DATA-DOCK
Il est précisé que les démarches de déclaration sur l’outil Data-Dock n’ont pas été une cause d’exclusion, pour autant, dans le cadre de la politique menée par l’AGEFICE, cet enregistrement pourra être exigé.
Le cas échéant, si l’organisme de formation devait ne pas se mettre en conformité, cela pourrait conduire à un refus de financement des actions de formation proposées par ce dernier.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Il est rappelé que les présentes dispositions s’inscrivent dans le cadre de l’Opération « Mallette du Dirigeant », pour laquelle l’organisme de formation a fait acte de candidature.
Sont considérés comme faisant partie de l’engagement contractuel :
- Les informations fournies par l’organisme de formation concernant ses compétences, qualités et les personnes susceptibles de le représenter ;
- Le détail des offres de formation proposées et retenues : programme, durée, modalités d’organisation, montant spécifié et devis, documents, justificatifs fournis ou à fournir ;
- Le respect des conditions fixées par l’AGEFICE au travers de l’acceptation pleine et entière des conditions et engagements détaillés dans l’appel à propositions « Mallette du Dirigeant » auquel il a fait acte de candidature.
En cas de non-respect des présentes conditions, l’organisme de formation :
- Perdra le bénéfice de l’éventuelle délégation de paiement mise en place,
- Verra ses offres de formation retirées de l’opération « Mallette du Dirigeant » et
- Ne pourra plus se porter candidat à d’éventuelles opérations spécifiques à venir.
Le respect des critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, le respect des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations.
Toute demande incomplète a pour effet de retarder (parfois de plusieurs semaines) l’instruction de celles-ci.
Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner la perte du droit au remboursement de l’action de formation.