Les justificatifs à produire
Pour le dépôt de la demande, doivent être fournis
Imprimé AGEFICE de demande de financement
Cet imprimé est à demander en priorité auprès des Points d’Accueil AGEFICE ou peut être téléchargé ici.
Il doit être intégralement complété, signé, daté et adressé à un Point d’Accueil par le stagiaire à l’initiative de la demande (la signature de ce document valant acceptation de nos critères de prise en charge et permettant aux services de l’AGEFICE de contrôler la réalité des actions de formation autant que de justifier de leur financement, il est impératif que cette signature soit identique à celle qui sera apposée sur la convention de formation et les attestations de présence et/ou feuilles d’émargement qui seront jointes par la suite).
Si plusieurs stagiaires sont à l’initiative de la demande de financement, chaque stagiaire doit en signer un exemplaire.
Programme de formation
Le Dirigeant qui souhaite obtenir le financement d’une action de formation, doit joindre à sa demande de prise en charge le programme détaillé de la formation envisagée. Ce programme mentionne les pré-requis, l’intitulé de la formation envisagée, le domaine de formation concerné, les compétences visées, les moyens pédagogiques utilisés, le lieu et la durée du stage, et doit être délivré sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.
Attestation CFP (URSSAF ou RSI)
Il convient pour le chef d’entreprise de présenter son attestation de versement de Contribution au Fonds d’Assurance Formation (délivrée par l’URSSAF ou le RSI l’année de l’action de formation envisagée et relative à l’activité de l’année précédente) justifiant de son statut de dirigeant. Lorsque la demande de financement concerne une action de formation au bénéfice du conjoint collaborateur, l’attestation fournie doit mentionner que le chef d’entreprise contribue à la formation professionnelle (CFP) également pour son conjoint collaborateur (avec nom et prénom de ce dernier).
Dans le cas d’une demande de financement pluriannuelle, les attestations relatives à chaque année doivent être jointes
Convention de formation
La convention de stage formalisant les engagements réciproques du stagiaire et de l’Organisme de formation doit être dûment cachetée et signée avec l’entreprise.
Dans le cas où ce document ne serait pas joint à la demande initiale de prise en charge, il doit être remplacé par un devis de l’organisme de formation et doit impérativement être présenté lors de la demande de remboursement
Auxquels s’ajoutent, selon les cas
Lorsque l’action de formation ne concerne pas directement le domaine d’activité professionnelle du Dirigeant,
ou lorsqu’il s’agit d’une action de conversion/reconversion, la demande de prise en charge doit être accompagnée d’une lettre rédigée par le bénéficiaire de l’action, expliquant son projet de formation professionnelle et son choix pour l’action de formation pour laquelle la demande de financement est introduite auprès de l’AGEFICE. Ces demandes sont alors examinées au cas par cas par les services de l’AGEFICE
Pour les Dirigeants d’entreprises créées dans l’année :
- Un extrait KBIS (avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées),
- Une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation).
Pour la demande de remboursement, doivent être fournis
Facture acquittée conforme(s) aux obligations légales des Organismes de formation
Elle est toujours tamponnée et signée par l’organisme de formation.
Elle doit être sur papier à en-tête de l’Organisme de formation et préciser le n° de la facture, le nom et l’adresse du client, l’intitulé de la formation, la quantité, le prix HT et TTC, la mention « acquittée » accompagnée de la date d’acquittement, du n° de chèque et du nom de la banque.
Précision concernant les règlements
- Dans le cas d’un règlement par chèque(s), elle reprend la mention : « réglée par chèque » et précise le(s) numéro(s) de chèque(s), avec les montants correspondants, le nom de la banque émettrice et la
date de l’acquittement. - Dans le cas d’un règlement par virement, elle reprend la mention : « réglée par virement ».Elle fait apparaître le nom de la banque émettrice et la date de l’acquittement.
- Dans le cas d’un règlement en espèces, elle reprend la mention, « réglée en espèces » ainsi que la date du règlement.
Une attestation du comptable de société indiquant que la somme réglée en espèces a bien été passée dans le compte caisse de l’entreprise doit être jointe aux documents. - Dans tous les cas, un relevé bancaire peut être demandé afin de s’assurer de la réalité du paiement de la formation.
Attestations de présence et/ou feuilles d’émargement
signées par le bénéficiaires et contresignées par le formateur et/ou l’Organisme de formation conformément aux obligations légales.
Convention de formation
si celle-ci n’a pas été transmise lors du dépôt de la demande.
Modèle de convention de formation
Modèle de feuille d’émargement
Modèle de d’attestation de présence
- Lorsque le dossier n’est pas complet, l’AGEFICE vous adresse une demande de pièces complémentaires listant les pièces manquantes.
Après trois relances restées infructueuses, l’AGEFICE procède aux désengagements des dossiers et ceux-ci sont clôturés. - Les documents présentés doivent correspondre en tous points à ceux de la demande initiale d’action de formation.
- Aucun document rectificatif n’est susceptible d’être pris en compte, même en cas de documents initiaux erronés ou incomplets.
- La demande de remboursement doit être envoyée, le dossier intégralement complété des pièces et justificatifs exigés au siège de l’AGEFICE, dans le délai maximum de quatre (4) mois qui suit la fin effective de l’action de formation réalisée.
- La demande doit être faite par le Chef d’entreprise ayant suivi l’action de formation et en aucun cas par l’Organisme de formation.
- Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner, pour le Chef d’entreprise la perte du droit au remboursement de sa ou ses action(s) de formation.
- Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation.
Les Points d’Accueil AGEFICE ont pour rôle d’informer le Dirigeant sur ses droits, de l’accompagner dans ses démarches et de s’assurer que le Chef d’entreprise est en mesure de fournir les documents qui lui sont demandés et sont nécessaires au traitement de son dossier, à chaque étape de la procédure.
Opération Mallette du Dirigeant
Des critères spécifiques sont appliqués à l’Opération « Mallette du Dirigeant ».
Dans le cadre de cette Opération, il est indispensable de joindre à la demande de financement d’action de formation le document spécifique « Mallette du Dirigeant » relatif à l’acceptation des conditions de cette Opération ainsi qu’à la demande de délégation de paiement.
Ce document peut être obtenu auprès des Points d’Accueil AGEFICE.
Pour les entreprises créées dans l’année, il est entendu que l’action de formation doit se dérouler après l’affiliation aux services de l’URSSAF ou du RSI et après l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (pour les entreprises concernées).
En plus des justificatifs habituels, pour les entreprises créées dans l’année, il faut donc joindre à la demande de prise en charge :
- Un extrait KBIS (avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées),
- Une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant.