Procédures & Prises en charge
Dans le cadre de ses missions, l’AGEFICE assure le financement des actions de formation de ses ressortissants.
Pour bénéficier de ce financement, les Chefs d’entreprise qui souhaitent s’adresser à l’AGEFICE doivent remplir un certain nombre de conditions préalables et respecter les indications de procédure détaillées ci-après.
Cette démarche n’entraîne pas de frais de gestion de la part des services de l’AGEFICE.
Les procédures AGEFICE en quelques étapes clefs :
Dans tous les cas
1. L’AGEFICE ne peut intervenir qu’au seul bénéfice de ses ressortissants, à jour de leur versement relatif à la Contribution à la Formation Professionnelle, dans le respect de ses critères de prises en charge ;
2. Le dépôt de la demande de financement d’action de formation doit être transmis, au siège de l’AGEFICE, avant le début de l’action de formation ;
3. Une demande de prise en charge incomplète, sera considérée comme non reçue, et ne pourra être instruite/traitée par l’AGEFICE. Dans le cas d’une demande initiale, elle pourra entraîner un refus de financement de l’action de formation ;
4. Une demande de remboursement complète ne peut être adressée que :
a. Lorsque le Chef d’entreprise a déposé une demande de prise en charge préalable à son action de formation,
b. Lorsque cette demande de financement a reçu un accord de prise en charge de l’AGEFICE,
c. Dans un délai maximum de quatre (4) mois suivant la date effective de fin de réalisation de l’action de formation ;
5. Lorsque le dossier n’est pas complet, l’AGEFICE vous adresse une demande de pièces complémentaires listant les pièces manquantes. Après trois relances restées infructueuses, l’AGEFICE procède aux désengagements des dossiers et ceux-ci sont clôturés ;
6. Les documents présentés doivent correspondre en tous points à ceux de la demande initiale d’action de formation ;
7. Aucun document rectificatif n’est susceptible d’être pris en compte, même en cas de documents initiaux erronés ou incomplets ;
8. La demande de prise en charge, la convention de formation, les feuilles d’émargement ou attestations de présence et tout document portant la signature du bénéficiaire, participent aux contrôles relatifs à l’origine de la demande ainsi qu’au suivi de l’action de formation. Il est donc impératif que cette signature soit apposée par le bénéficiaire, et par lui seul, à l’exclusion de toute délégation mise en place au sein de l’entreprise, et que cette signature soit identique sur l’ensemble des justificatifs ;
9. La demande doit être faite par le Chef d’entreprise ayant suivi l’action de formation et en aucun cas par l’Organisme de formation ;
10. L’AGEFICE se réserve le droit de demander tout document qu’elle jugerait nécessaire pour justifier du suivi et du paiement effectif de la formation ;
11. Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner, pour le Chef d’entreprise la perte du droit au remboursement de sa ou ses action(s) de formation.
Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation.
Le respect de ces critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, le respect des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations.
L’AGEFICE n’agrée aucun Organisme de formation.
Conformément à la volonté des Membres Fondateurs de l’AGEFICE, le recours au dispositif de l’AGEFICE n’entraîne pas de frais de gestion, de frais de dossier ou autre pour les Chefs d’entreprise.
La vérification des conditions préalables :
Le Chef d’entreprise, qui envisage une action de formation et qui souhaite solliciter l’AGEFICE pour en obtenir le financement, doit répondre aux conditions suivantes :
- Être Dirigeant d’entreprise, non salarié ou assimilé,
- Être inscrit à l’URSSAF ou au RSI en tant que travailleur indépendant,
- Ne pas être inscrit au Répertoire des Métiers,
- Être à jour de ses versements relatifs à la Contribution à la Formation Professionnelle auprès de l’URSSAF ou du RSI ou pouvoir justifier d’une dispense de Contribution,
- Être enregistré sous un code APE-NAF relevant de l’AGEFICE
La vérification des critères de prise en charge :
L’action de formation pour laquelle le Dirigeant d’entreprise souhaite faire une demande de prise en charge doit entrer dans les critères de prises en charge décidés par le Conseil d’Administration de l’AGEFICE.
Actualisation Juin 2014 : Opération Mallette du dirigeant
Au titre de l’année 2014, l’AGEFICE a souhaité mettre en place une opération exceptionnelle à destination de ses ressortissants baptisée : « Mallette du Dirigeant ».
Retrouvez toutes les modalités et procédures spécifiques à cette opération.
Il appartient au Chef d’entreprise, avec l’aide des Points d’Accueil, de prendre connaissance de ces critères, de s’assurer que la formation envisagée est susceptible d’être financée et à quelle hauteur (montants financés) elle est, le cas échéant, susceptible de l’être.
Les Points d’Accueil AGEFICE ont pour rôle d’informer le Dirigeant sur ses droits, de l’accompagner dans ses démarches et de s’assurer que le Chef d’entreprise est en mesure de fournir les documents qui lui sont demandés et sont nécessaires au traitement de son dossier, à chaque étape de la procédure.
Le respect de la procédure :
Pour obtenir le financement de ses actions de formation, le Chef d’entreprise doit respecter les critères de procédure, qui concernent :
- Le dépôt de la demande de prise en charge et les justificatifs à produire à l’occasion de cette demande.
Celle-ci doit être effectuée avant le début de la formation. - Le traitement du dossier, avant accord ou refus de la part des services de l’AGEFICE, avec le cas échéant, demande de production de pièces ou documents complémentaires si ceux-ci semblent nécessaires.
- La demande de remboursement, avec production des justificatifs indispensables à la mise en paiement, lorsque le financement a été accepté.
Celle-ci doit impérativement dans les quatre (4) mois qui suivent la fin effective de la formation.
Le respect de ces critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, le respect des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations. L’AGEFICE n’agrée aucun organisme de formation. Il appartient au stagiaire à l’initiative de la demande de financement d’action de formation de vérifier la conformité et le respect des critères de prises en charge de l’AGEFICE des documents qui lui sont remis par l’organisme de formation. En cas d’erreur ou omission, le demandeur est informé qu’aucun document rectificatif ne sera pris en compte. Tout critère non respecté entraînera pour le Chef d’Entreprise la perte du droit au remboursement de sa ou ses action(s) de formation.