Les justificatifs à produire
Pour le dépôt de la demande, doivent être fournis
Imprimé AGEFICE de demande de financement
Cet imprimé est à demander en priorité auprès des Points d’Accueil AGEFICE ou peut être téléchargé.
Il doit être intégralement complété, signé, daté et adressé à un Point d’Accueil par le stagiaire à l’initiative de la demande (la signature de ce document valant acceptation de nos critères de prise en charge et permettant aux services de l’AGEFICE de contrôler la réalité des actions de formation autant que de justifier de leur financement, il est impératif que ce document fasse apparaître clairement les dates de formation (et non des périodes de formation) et que la signature soit identique à celle qui sera apposée sur la convention de formation et les feuilles d’émargement qui pourront être jointes par la suite).
Si plusieurs stagiaires sont à l’initiative de la demande de financement, chaque stagiaire doit en signer un exemplaire.
Programme de formation
Le Dirigeant qui souhaite obtenir le financement d’une action de formation, doit joindre à sa demande de prise en charge le programme détaillé de la formation envisagée. Ce programme mentionne les pré-requis, l’intitulé de la formation envisagée, le domaine de formation concerné, les compétences visées, les moyens pédagogiques utilisés, le lieu et la durée du stage, et doit être délivré sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.
Pièce d'identité
Une pièce d’identité portant la signature du ou des demandeurs doit être jointe à la demande de prise en charge.
Les pièces d’identité recevables sont :
- La carte nationale d’identité en cours de validité
- Le passeport en cours de validité
- Le permis de conduire de moins de 15 ans
Attestation CFP délivrée par l'URSSAF
Il convient pour le chef d’entreprise de présenter son attestation de versement de Contribution au Fonds d’Assurance Formation (délivrée par l’URSSAF l’année de l’action de formation envisagée et relative à l’activité de l’année précédente) justifiant de son statut de dirigeant. Lorsque la demande de financement concerne une action de formation au bénéfice du conjoint collaborateur, l’attestation fournie doit mentionner que le chef d’entreprise contribue à la formation professionnelle (CFP) également pour son conjoint collaborateur (avec nom et prénom de ce dernier).
Dans le cas d’une demande de financement pluriannuelle (exemple formation de mars 2023 à septembre 2025), l’attestation de l’année en cours sera nécessaire pour obtenir un accord de prise en charge (2022 ou 2023 selon la date de dépôt de la demande) et les attestations relatives à chaque année devront être jointes au plus tard lors de la demande de remboursement (2023, 2024 et 2025).
Convention de formation
La convention de stage formalisant les engagements réciproques du stagiaire et de l’organisme de formation n’est pas exigée lors de la demande préalable de financement d’action de formation.
Elle peut être remplacée par :
- L’imprimé de demande de prise en charge signé par le demandeur et l’organisme de formation,
- Ou l’imprimé de demande de prise en charge signé par le demandeur accompagné d’un devis de l’organisme de formation reprenant l’ensemble des mentions devant figurer sur une convention de formation.
Pour les dossiers soumis à des opérations de contrôle de la part de l’AGEFICE, la convention de formation devra impérativement être fournie au moment de la demande de remboursement, quel que soit le document joint à la demande initiale.
Auxquels s’ajoutent, selon les cas
Lorsque l’action de formation ne concerne pas directement le domaine d’activité professionnelle du Dirigeant,
ou lorsqu’il s’agit d’une action de conversion/reconversion, la demande de prise en charge doit être accompagnée d’une lettre rédigée par le bénéficiaire de l’action, expliquant son projet de formation professionnelle et son choix pour l’action de formation pour laquelle la demande de financement est introduite auprès de l’AGEFICE. Ces demandes sont alors examinées au cas par cas par les services de l’AGEFICE.
Mandat
Les chefs d’entreprise qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement renforcé de la part de leur organisme de formation peuvent leur donner mandat (en remplissant la partie réservée à cet effet sur notre formulaire de prise en charge) pour accomplir l’ensemble des démarches administratives auprès des services de l’AGEFICE.
Ce mandat est, dans tous les cas, limité à l’action de formation concernée par le formulaire.
Pour les Dirigeants d’entreprises créées dans l’année et pour les seules formations obligatoires avant installation exhaustivement listées : nouveaux buralistes, permis d’exploitation HCR, diffuseurs de presse, auto-écoles
- Un extrait KBIS (avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées),
- Une attestation d’affiliation à l’URSSAF en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation),
- Si l’attestation d’affiliation ne mentionne pas ou l’AGEFICE ou la qualité de commerçant du dirigeant, une copie écran du compte URSSAF ou une copie de déclaration de chiffre d’affaires attestant de la qualité de commerçant (et ainsi, de la compétence de l’AGEFICE).
Pour la demande de remboursement, doit être fournie
Attestation d’assiduité et de règlement
Toute demande de remboursement doit être accompagnée de l’attestation d’assiduité et de règlement (modèle téléchargeable ci-dessous). Il est rappelé que les organismes de formation ont par ailleurs l’obligation de tenir à la disposition de l’AGEFICE les documents et/ou éléments à partir desquels a été établie cette attestation et ce, pour une durée de 10 ans.
A laquelle s’ajoute, dans le cadre des contrôles opérés par l’AGEFICE :
Facture acquittée conforme(s) aux obligations légales des organismes de formation
Elle est toujours tamponnée et signée par l’organisme de formation.
Elle doit être sur papier à en-tête de l’organisme de formation et préciser le n° de la facture, le nom et l’adresse du client, l’identité du stagiaire lorsque la facture est libellée au nom de l’entreprise, l’intitulé de la formation, la quantité, le prix HT et TTC et la mention « acquittée ».
Convention de formation
Si celle-ci n’a pas été transmise lors du dépôt de la demande.
A retenir concernant la convention :
En application des dispositions du code du travail et des critères de l’AGEFICE, la convention de formation doit notamment et systématiquement mentionner :
- Les coordonnées détaillées de chacune des parties
- L’intitulé de la formation et sa durée totale en heures
- Le type de formation (formation, bilan de compétences, VAE etc | En présentiel, à distance, …)
- L’identité du formateur
- Le prix
- Les lieux (raison sociale et adresse), dates et horaires précis de formation (par demi-journées) ainsi que la durée totale (le nombre total d’heures de formation)
- Les méthodes pédagogiques mises en œuvre
- Les modalités d’organisation, de suivi, d’évaluation et de contrôle de l’assiduité (de quelle manière est vérifiée l’assiduité du stagiaire / de quelle manière elle est justifiée en fin de formation)
- Les modalités d’évaluation et de sanction des acquis (de quelle manière sont évaluées les compétences acquises / de quelle manière elles sont attestées et quels sont les documents remis au stagiaire)
- Les nom – prénom – tampon des signataires (organisme de formation et stagiaire)
- La date de signature des deux parties (stagiaire et organisme de formation)
Pour les formations en présentiel : feuille(s) d’émargement
Pour les formations à distance : relevé(s) logiciel des temps de connexion en temps réel avec horaire, durée et adresse IP
Pour les formations en partie à distance : feuille(s) d’émargement ET relevé(s) logiciel des temps de connexion en temps réel avec horaire, durée et adresse IP
Cadre dérogatoire
Dans le cas spécifique des formations débouchant sur une qualification officiellement reconnue (titre inscrit au RNCP -répertoire national des certifications professionnelles-, au répertoire spécifique, diplôme d’Etat, titre professionnel, CQP -Certificat de Qualification Professionnelle-, Permis de conduire -à l’exclusion des permis B et moto-) seule l’attestation d’assiduité et de règlement doit être fournie lors de la demande de remboursement. Les documents et éléments permettant d’établir l’assiduité (feuilles d’émargement, relevés logiciel des temps de connexion en temps réel avec horaire, durée et adresse IP) n’ont plus nécessité à être joints à la demande de remboursement. Ils doivent être conservés par l’organisme de formation et sont susceptibles d’être demandés dans le cadre d’un contrôle de la part de l’Etat ou lorsque l’AGEFICE effectue, conformément à la loi, un contrôle de service fait. S’ils ne sont plus demandés de manière systématique dans le cas précis des formations débouchant sur une qualification officiellement reconnue, ils pourront ponctuellement être demandés par nos conseillers et devront alors être fournis.
Modèle d’imprimé de prise en charge
Modèle de convention de formation
Modèle de feuille d’émargement
Modèle de d’attestation d’assiduité et de règlement
- Lorsque le dossier n’est pas complet, l’AGEFICE vous adresse une demande de pièces complémentaires listant les pièces manquantes.
Après trois relances restées infructueuses, l’AGEFICE procède aux désengagements des dossiers et ceux-ci sont clôturés. - Les documents présentés doivent correspondre en tous points à ceux de la demande initiale d’action de formation.
- Aucun document rectificatif n’est susceptible d’être pris en compte, même en cas de documents initiaux erronés ou incomplets.
- La demande de remboursement doit être envoyée, le dossier intégralement complété des pièces et justificatifs exigés au siège de l’AGEFICE, dans le délai maximum de quatre (4) mois qui suit la fin effective de l’action de formation réalisée.
- Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner, pour le chef d’entreprise la perte du droit au remboursement de sa ou ses action(s) de formation.
- Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation.
Les Points d’Accueil AGEFICE ont pour rôle d’informer le Dirigeant sur ses droits, de l’accompagner dans ses démarches et de s’assurer que le Chef d’entreprise est en mesure de fournir les documents qui lui sont demandés et sont nécessaires au traitement de son dossier, à chaque étape de la procédure.
Opération Mallette du Dirigeant
Des critères spécifiques sont appliqués à l’Opération « Mallette du Dirigeant ».
Dans le cadre de cette Opération, il est indispensable de joindre à la demande de financement d’action de formation le document spécifique « Mallette du Dirigeant » relatif à l’acceptation des conditions de cette Opération ainsi qu’à la demande de subrogation de paiement.
Ce document peut être obtenu auprès des Points d’Accueil AGEFICE.
AGEFICE-Demande-de-prise-en-charge-2023-MDD-Editable
Réservé aux demandes de prise en charge de l'opération "Mallette du Dirigeant" 2023.