Les justificatifs à produire
Pour le dépôt de la demande, doivent être fournis
Imprimé AGEFICE de demande de financement
Cet imprimé est à demander en priorité auprès des Points d’Accueil AGEFICE ou peut être téléchargé.
Il doit être intégralement complété, signé, daté et adressé à un Point d’Accueil par le stagiaire à l’initiative de la demande (la signature de ce document valant acceptation de nos critères de prise en charge et permettant aux services de l’AGEFICE de contrôler la réalité des actions de formation autant que de justifier de leur financement, il est impératif que ce document fasse apparaître clairement les dates de formation (et non des périodes de formation) et que la signature soit identique à celle qui sera apposée sur la convention de formation et les feuilles d’émargement qui seront jointes par la suite).
Si plusieurs stagiaires sont à l’initiative de la demande de financement, chaque stagiaire doit en signer un exemplaire.
Programme de formation
Le Dirigeant qui souhaite obtenir le financement d’une action de formation, doit joindre à sa demande de prise en charge le programme détaillé de la formation envisagée. Ce programme mentionne les pré-requis, l’intitulé de la formation envisagée, le domaine de formation concerné, les compétences visées, les moyens pédagogiques utilisés, le lieu et la durée du stage, et doit être délivré sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.
Pièce d'identité
Une pièce d’identité portant la signature du ou des demandeurs doit être jointe à la demande de prise en charge.
Les pièces d’identité recevables sont :
- La carte nationale d’identité en cours de validité
- Le passeport en cours de validité
- Le permis de conduire de moins de 15 ans
Attestation CFP (URSSAF ou SSI)
Il convient pour le chef d’entreprise de présenter son attestation de versement de Contribution au Fonds d’Assurance Formation (délivrée par l’URSSAF ou la Sécurité Sociale des Indépendants l’année de l’action de formation envisagée et relative à l’activité de l’année précédente) justifiant de son statut de dirigeant. Lorsque la demande de financement concerne une action de formation au bénéfice du conjoint collaborateur, l’attestation fournie doit mentionner que le chef d’entreprise contribue à la formation professionnelle (CFP) également pour son conjoint collaborateur (avec nom et prénom de ce dernier).
Dans le cas d’une demande de financement pluriannuelle, les attestations relatives à chaque année doivent être jointes
Convention de formation
La convention de stage formalisant les engagements réciproques du stagiaire et de l’Organisme de formation doit être dûment cachetée et signée avec l’entreprise.
Dans le cas où ce document ne serait pas joint à la demande initiale de prise en charge, il doit être remplacé par un devis de l’organisme de formation et doit impérativement être présenté lors de la demande de remboursement
Auxquels s’ajoutent, selon les cas
Lorsque l’action de formation ne concerne pas directement le domaine d’activité professionnelle du Dirigeant,
ou lorsqu’il s’agit d’une action de conversion/reconversion, la demande de prise en charge doit être accompagnée d’une lettre rédigée par le bénéficiaire de l’action, expliquant son projet de formation professionnelle et son choix pour l’action de formation pour laquelle la demande de financement est introduite auprès de l’AGEFICE. Ces demandes sont alors examinées au cas par cas par les services de l’AGEFICE.
Mandat
Les chefs d’entreprise qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement renforcé de la part de leur organisme de formation peuvent leur donner mandat (en remplissant la partie réservée à cet effet sur notre formulaire de prise en charge) pour accomplir l’ensemble des démarches administratives auprès des services de l’AGEFICE.
Ce mandat est, dans tous les cas, limité à l’action de formation concernée par le formulaire.
Pour les Dirigeants d’entreprises créées dans l’année et pour les seules formations de la Mallette du Dirigeant ou les opérations spécifiques AGEFICE :
- Un extrait KBIS (avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées – Professions libérales non réglementées par exemple),
- Une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou à la Sécurité Sociale des Indépendants en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation),
- Si l’attestation d’affiliation ne mentionne pas ou l’AGEFICE ou la qualité de commerçant du dirigeant, une copie écran du compte SSI ou une copie de déclaration de chiffre d’affaires attestant de la qualité de commerçant (et ainsi, de la compétence de l’AGEFICE).
Pour la demande de remboursement, doivent être fournis
Facture acquittée conforme(s) aux obligations légales des Organismes de formation
Elle est toujours tamponnée et signée par l’organisme de formation.
Elle doit être sur papier à en-tête de l’organisme de formation et préciser le n° de la facture, le nom et l’adresse du client, l’identité du stagiaire lorsque la facture est libellée au nom de l’entreprise, l’intitulé de la formation, la quantité, le prix HT et TTC et la mention « acquittée ».
Convention de formation
Si celle-ci n’a pas été transmise lors du dépôt de la demande.
A retenir concernant la convention :
En application des dispositions du code du travail et des critères de l’AGEFICE, la convention de formation doit notamment et systématiquement mentionner :
- Les coordonnées détaillées de chacune des parties
- L’intitulé de la formation et sa durée totale en heures
- Le type de formation (formation, bilan de compétences, VAE etc | En présentiel, à distance, …)
- L’identité du formateur
- Le prix
- Les lieux (raison sociale et adresse), dates et horaires précis de formation (par demi-journées) ainsi que la durée totale (le nombre total d’heures de formation)
- Les méthodes pédagogiques mises en œuvre
- Les modalités d’organisation, de suivi, d’évaluation et de contrôle de l’assiduité (de quelle manière est vérifiée l’assiduité du stagiaire / de quelle manière elle est justifiée en fin de formation)
- Les modalités d’évaluation et de sanction des acquis (de quelle manière sont évaluées les compétences acquises / de quelle manière elles sont attestées et quels sont les documents remis au stagiaire)
- Les nom – prénom – tampon des signataires (organisme de formation et stagiaire)
- La date de signature des deux parties (stagiaire et organisme de formation)
Pour les formations en présentiel : attestation d’assiduité [ET feuille(s) d’émargement sur demande]
Toute demande de remboursement pour les formations en présentiel doit être accompagnée de l’attestation d’assiduité (modèle téléchargeable ci-dessous). Il est rappelé que les organismes de formation ont par ailleurs l’obligation de tenir à la disposition de l’AGEFICE les documents et/ou éléments à partir desquels a été établie l’attestation d’assiduité du stagiaire et ce, pour une durée de 10 ans.
Pour les formations à distance : attestation d’assiduité [ET relevé(s) de connexion ou de fréquentation sur demande]
Toute demande de remboursement pour les formations à distance doit être accompagnée de l’attestation d’assiduité (modèle téléchargeable ci-dessous) ET du ou des relevé(s) de connexion ou de fréquentation portant la signature du stagiaire.
Il est rappelé que les organismes de formation ont, là encore, l’obligation de tenir à la disposition de l’AGEFICE les documents et/ou éléments à partir desquels a été établie l’attestation d’assiduité du stagiaire et ce, pour une durée de 10 ans.
Pour les formations en partie à distance : attestation d’assiduité [ET feuille(s) d’émargement ET relevé(s) de connexion ou de fréquentation sur demande]
Toute demande de remboursement pour les formations en partie à distance doit être accompagnée de l’attestation d’assiduité (modèle téléchargeable ci-dessous) ET de la ou des feuille(s) d’émargement ET du ou des relevé(s) de connexion ou de fréquentation portant la signature du stagiaire.
Il est rappelé que les organismes de formation ont, là encore, l’obligation de tenir à la disposition de l’AGEFICE les documents et/ou éléments à partir desquels a été établie l’attestation d’assiduité du stagiaire et ce, pour une durée de 10 ans.
Cadre dérogatoire
Dans le cas spécifique des formations débouchant sur une qualification officiellement reconnue (titre inscrit au RNCP -répertoire national des certifications professionnelles-, au répertoire spécifique, diplôme d’Etat, titre professionnel, CQP -Certificat de Qualification Professionnelle-, Permis de conduire -à l’exclusion des permis B et moto-) seules la facture et l’attestation d’assiduité devront être fournies lors de la demande de remboursement. Les documents et éléments permettant d’établir l’assiduité (feuilles d’émargement, relevés de connexion ou relevés de fréquentation) n’ont plus nécessité à être joints à la demande de remboursement. Ils doivent être conservés par l’organisme de formation et sont susceptibles d’être demandés dans le cadre d’un contrôle de la part de l’Etat ou lorsque l’AGEFICE effectue, conformément à la loi, un contrôle de service fait. S’ils ne sont plus demandés de manière systématique dans le cas précis des formations débouchant sur une qualification officiellement reconnue, ils pourront ponctuellement être demandés par nos conseillers et devront alors être fournis.
Modèle d’imprimé de prise en charge
Modèle de convention de formation
Modèle de feuille d’émargement
Modèle de d’attestation d’assiduité
- Lorsque le dossier n’est pas complet, l’AGEFICE vous adresse une demande de pièces complémentaires listant les pièces manquantes.
Après trois relances restées infructueuses, l’AGEFICE procède aux désengagements des dossiers et ceux-ci sont clôturés. - Les documents présentés doivent correspondre en tous points à ceux de la demande initiale d’action de formation.
- Aucun document rectificatif n’est susceptible d’être pris en compte, même en cas de documents initiaux erronés ou incomplets.
- La demande de remboursement doit être envoyée, le dossier intégralement complété des pièces et justificatifs exigés au siège de l’AGEFICE, dans le délai maximum de quatre (4) mois qui suit la fin effective de l’action de formation réalisée.
- La demande doit être faite par le chef d’entreprise ayant suivi l’action de formation et en aucun cas par l’organisme de formation.
- Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner, pour le chef d’entreprise la perte du droit au remboursement de sa ou ses action(s) de formation.
- Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation.
Les Points d’Accueil AGEFICE ont pour rôle d’informer le Dirigeant sur ses droits, de l’accompagner dans ses démarches et de s’assurer que le Chef d’entreprise est en mesure de fournir les documents qui lui sont demandés et sont nécessaires au traitement de son dossier, à chaque étape de la procédure.
Opération Mallette du Dirigeant
Des critères spécifiques sont appliqués à l’Opération « Mallette du Dirigeant ».
Dans le cadre de cette Opération, il est indispensable de joindre à la demande de financement d’action de formation le document spécifique « Mallette du Dirigeant » relatif à l’acceptation des conditions de cette Opération ainsi qu’à la demande de délégation de paiement.
Ce document peut être obtenu auprès des Points d’Accueil AGEFICE.
Pour les entreprises créées dans l’année, il est entendu que l’action de formation doit se dérouler après l’affiliation aux services de l’URSSAF ou du RSI et après l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (pour les entreprises concernées).
En plus des justificatifs habituels, pour les entreprises créées dans l’année, il faut donc joindre à la demande de prise en charge :
- Un extrait KBIS (avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées),
- Une attestation d’affiliation à l’URSSAF ou à la Sécurité sociale pour les indépendants en tant que travailleur indépendant.