Les contrôles conduits par l’AGEFICE

Dans le cadre de sa mission de financeur, l’AGEFICE est amenée à vérifier la réalisation des actions de formation qu’elle prend en charge par différents types de contrôles, afin de garantir le bon usage des fonds de la formation professionnelle.

Conformément aux dispositions de l’article R. 6332-26 du Code du travail, il revient à l’AGEFICE de s’assurer que les actions qu’elle finance sont effectivement réalisées, conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables. En sa qualité de fonds d’assurance formation de non-salariés, l’AGEFICE est également chargée de contrôler la qualité des actions de formation financées.

Important : Toute demande de prise en charge auprès de l’AGEFICE implique pour l’organisme de formation l’acceptation par avance de la possibilité de ces contrôles, qui peuvent concerner toute action en tout ou partie financée par l’AGEFICE. Conformément à l’article R. 6332-23-1 du Code du travail, les éléments résultant des contrôles seront pris en compte lors de l’instruction des demandes de prise en charge postérieures.

Les trois types de contrôles

1. Le contrôle de service fait

Le règlement des formations par l’AGEFICE se fait en principe après la réalisation des actions de formation, sauf en cas d’échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l’action.

Pour le paiement de la prise en charge accordée, l’AGEFICE s’assure de l’exécution des actions de formation dans le cadre d’un contrôle de service fait, réalisé après la réalisation de l’action concernée et avant le paiement.

Ce contrôle est systématique : il s’effectue sur pièces dans le cadre du traitement normal des demandes de remboursement. L’organisme de formation, en déposant une demande de prise en charge, accepte par avance ce contrôle.

Pièces justificatives vérifiées :

Les pièces transmises lors de la demande de prise en charge et de l’accord de financement
Les factures relatives à la prestation réalisée établies par l’organisme de formation
L’attestation d’assiduité (modèle AGEFICE imposé)
L’ensemble des justificatifs de réalisation établis par l’organisme de formation

Vérification de la réalité financière : L’AGEFICE vérifie la concordance entre la facture acquittée et le règlement effectif des frais pédagogiques. Tout décalage de date ou mode de règlement suspect (virement de l’OF vers le stagiaire) fera l’objet d’investigations, les éventuelles incohérences étant susceptibles de conduire à un refus de prise en charge, y compris si un accord de financement a été préalablement notifié.

Sont également prises en compte les informations relatives à la réalisation de l’action transmises par les bénéficiaires, notamment dans le cadre d’enquêtes de suivi qui peuvent être menées par l’AGEFICE.

Lorsque l’organisme de formation ne fournit pas l’ensemble des pièces prévues ou demandées lors d’un contrôle de service fait, ou n’exécute pas une ou plusieurs actions de formation, l’AGEFICE ne prend pas en charge les dépenses liées aux actions en cause.

2. Le contrôle ponctuel

L’AGEFICE est susceptible de réaliser un contrôle à l’occasion de toute action de formation pour laquelle elle a préalablement accepté une demande de prise en charge, et ce avant, pendant et après la réalisation des actions de formation, ainsi que, le cas échéant, avant ou après le paiement des factures correspondantes.

Ce contrôle est inopiné : l’AGEFICE peut mener directement ou via un prestataire dédié, sans information préalable, toutes opérations ponctuelles et inopinées de contrôle. L’organisme de formation accepte par avance cette possibilité en déposant une demande de prise en charge.

Objet du contrôle :

S’assurer de la réalisation effective de l’action de formation
Vérifier sa conformité aux dispositions légales et réglementaires applicables

Identification des stagiaires : Lors des contrôles sur site, l’AGEFICE vérifie l’identité des bénéficiaires. C’est pourquoi la pièce d’identité fournie au dossier doit comporter une photo récente et ressemblante (règle des 10 ans).

Il peut être sollicité auprès des organismes de formation et des bénéficiaires toutes informations ou pièces complémentaires, notamment par téléphone, par mail, par courrier ou par questionnaire.

3. Le contrôle qualité

Pour pouvoir prétendre à une prise en charge de la part de l’AGEFICE, tout organisme de formation doit être détenteur de la certification qualité dénommée « Qualiopi ».

Conformément aux dispositions de l’article R. 6332-26 du Code du travail, l’AGEFICE peut procéder à un contrôle de la qualité des actions financées, sur pièces ou sur place, afin de s’assurer de la qualité des actions financées et de leur conformité aux obligations légales et conventionnelles.

Ce contrôle vérifie la conformité aux 7 critères qualité (article R. 6316-1 du Code du travail) :

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires
L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation
L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels
L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes

Conformément à l’article R. 6316-6 du Code du travail, l’AGEFICE est également chargée de veiller à l’adéquation financière des prestations achetées par rapport aux besoins de formation, à l’ingénierie pédagogique déployée, à l’innovation des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables.

Procédure du contrôle qualité

Le contrôle qualité fait l’objet d’une notification préalable adressée au responsable de l’organisme de formation par email et courrier avec accusé de réception, selon les coordonnées indiquées par l’organisme.

Cette notification précise :

La nature du contrôle et son objet
Ses modalités de réalisation
Les actions et/ou périodes concernées
Les justifications et documents attendus
Le délai de réponse laissé à l’organisme contrôlé

Les résultats du contrôle sont notifiés à l’organisme de formation, qui a la possibilité de faire valoir ses observations dans un délai minimum de sept (7) jours.

Important : L’organisme de formation est responsable de l’exactitude et de la mise à jour de ses coordonnées auprès de l’AGEFICE. L’absence de réponse au contrôle peut donner lieu à des mesures de sanction.

À noter :

Les contrôles qualité peuvent être réalisés conjointement à un contrôle de service fait
Ils peuvent être coordonnés ou mutualisés avec d’autres organismes financeurs
Ils peuvent également être exercés par une structure mandatée à cet effet par l’AGEFICE
L’opposition à un contrôle qualité emporte de plein droit un refus de prise en charge
Toute méconnaissance des obligations relatives à la qualité pourra faire l’objet d’un signalement à l’organisme certificateur Qualiopi

Distinction importante : Les contrôles qualité menés par l’AGEFICE doivent être distingués des audits qualité réalisés par les organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi (audit initial, de surveillance, de renouvellement). Ceux-ci n’ont pas la même finalité et ne se confondent ni ne se substituent en aucune manière les uns aux autres.

Pièces et justificatifs susceptibles d’être demandés

Dans le cadre de ces différents contrôles, l’AGEFICE peut être amenée à solliciter tout document permettant d’effectuer le contrôle et d’apprécier le respect des obligations et de la réglementation applicable.

Il peut s’agir notamment des éléments suivants :

Facture acquittée
Certificat de réalisation
Attestation d’assiduité
Feuille d’émargement (signée par demi-journée)
Relevé de connexion / relevé logiciel des temps de connexion en temps réel (pour le distanciel) : un relevé de connexion est un document édité en direct, à l’instant, non modifiable avec une adresse IP et des dates, horaires et durées pour chaque connexion, signé par le stagiaire
Travaux réalisés par le bénéficiaire au titre de ses activités pédagogiques
Évaluations des activités pédagogiques réalisées par le formateur
Attestation sur l’honneur du bénéficiaire
Relevé bancaire ou tout autre justificatif attestant du paiement effectif des frais pédagogiques par le stagiaire à l’organisme de formation

Responsabilité du bénéficiaire : Le bénéficiaire de l’action de formation est responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité. La demande de prise en charge, la convention de formation, les feuilles d’émargement et tout document portant sa signature participent aux contrôles. Il est impératif que cette signature soit apposée par le bénéficiaire, et par lui seul, à l’exclusion de toute délégation, et qu’elle soit identique sur l’ensemble des justificatifs.

Constats pouvant être opérés lors des contrôles

Les constats opérés lors des contrôles peuvent notamment être les suivants :

L’absence de toute réponse ou l’opposition au contrôle de la part de l’organisme de formation
Des écarts lors de l’étude de la demande de financement ou de remboursement
L’absence de justification de la réalisation de l’action de formation
Une inexécution totale ou partielle de l’action de formation
Une exécution de l’action ne correspondant pas aux éléments transmis lors de la demande de prise en charge
Un non-respect des critères, procédures et formalismes de l’AGEFICE par l’organisme
Un non-respect des dispositions légales et réglementaires, notamment du Code du travail
La méconnaissance des obligations de l’organisme en matière de qualité, un ou des manquement(s) à un ou plusieurs critères de qualité

Mesures de sanction

Les services de contrôle de l’AGEFICE établissent des conclusions et peuvent décider d’une ou plusieurs mesures à l’égard de l’organisme de formation. En fonction des constats du contrôle, une suspension temporaire des prises en charge et paiements (pour une durée renouvelable) peut également être notifiée.

Ces mesures peuvent être, en fonction du type de contrôle et des manquements constatés :

Le refus de prise en charge ou de paiement d’une prise en charge
La suspension des accords de prise en charge et du règlement des financements accordés, y compris durant la période d’investigations complémentaires ou dans l’attente d’une régularisation
La proposition de mesures correctives à mettre en œuvre par l’organisme de formation
La demande de remboursement de l’intégralité des financements accordés
La demande de remboursement de l’intégralité des financements déjà payés et visés par les anomalies constatées
Le refus de tout financement ultérieur
Le refus de candidature lors des appels à projets ou à proposition(s)
Le retrait de la mention de l’organisme du site internet de l’AGEFICE, voire la suppression des droits d’accès à certains contenus privatifs
Le signalement aux services de l’État chargés du contrôle de la formation professionnelle
Le signalement à l’organisme certificateur ou à l’instance de labellisation ayant délivré la certification Qualiopi à l’organisme concerné
La suspension de toute collaboration avec l’organisme

Défaut de remboursement : En cas de demande de remboursement notifiée par l’AGEFICE, le défaut de remboursement dans les délais impartis entraîne la suspension automatique de l’ensemble des prises en charge en cours et à venir jusqu’à régularisation complète de la situation.

L’AGEFICE se réserve également le droit d’appliquer ces mêmes mesures si :

Des réclamations et signalements, graves et récurrents, sont faits par les ressortissants de l’AGEFICE ou d’autres financeurs
Des rapports de contrôle de services de l’État signalent une fraude ou autre dysfonctionnement susceptible de donner lieu à une sanction

Probité financière et interdiction des avances de fonds

La facture acquittée est une preuve comptable et juridique (article 1353 du Code civil) attestant que le paiement a été effectué en totalité par le bénéficiaire.

Paiement direct obligatoire : La facture doit refléter un flux financier authentique entre le chef d’entreprise et l’organisme de formation.

INTERDICTION DES AVANCES DE FONDS : Il est strictement interdit à l’organisme de formation d’avancer les fonds au stagiaire ou de simuler un règlement. Une telle pratique prive la facture de sa valeur probante car le règlement est alors conditionné au remboursement de l’AGEFICE.

Conséquences : Toute avance de frais constatée pourra être requalifiée en prêt commercial non déclaré et entraînera le refus de paiement ainsi que des sanctions pour l’organisme.

Engagements des bénéficiaires

Dans le cadre du financement de sa formation, le bénéficiaire s’engage à :

Dépôt de la demande de financement

Déposer ou faire déposer la demande de financement complète au moins 15 jours calendaires avant le démarrage de l’action
Attester de l’absence de lien personnel, familial, d’association, de subordination ou de toute autre nature entre le bénéficiaire et l’OF ou le formateur, en dehors de la convention de formation
Fournir une lettre de motivation justifiant du lien entre la formation et l’activité/projet professionnel, si ce lien ne peut pas être formellement établi

Assiduité et suivi de la formation

Être assidu dans le suivi de la formation et ne s’absenter que pour une raison valable et justifiée
Respecter le planning global de la formation
Se conformer au règlement intérieur de l’organisme de formation
Réaliser les travaux et productions demandés et participer aux regroupements prévus (FOAD)

Garantie de l’identité

Fournir une pièce d’identité DÉLIVRÉE il y a moins de 10 ans permettant son identification formelle lors des contrôles
Maintenir cette capacité de preuve durant toute la durée de conservation du dossier (jusqu’à 10 ans)

Règlement des frais de formation

Régler personnellement les frais de formation avant de solliciter le remboursement, sans recourir à une avance de trésorerie de la part de l’OF

Responsabilité des documents et signatures

Être garant du bon usage de sa signature sur tous les documents relatifs à la formation

En présentiel : la signature se fait chaque demi-journée de formation, par le bénéficiaire et par lui seul, à l’exclusion de toute délégation.

Communication et signalement

Signaler tout changement (annulation, absence, maladie, etc.) ou tout manquement relatif à l’organisme et/ou à la formation
Renseigner le questionnaire d’évaluation adressé par l’AGEFICE à l’issue de la formation
Communiquer sur demande tout document justifiant de la réalité et de la qualité de la formation

Signaler un report, une annulation ou un incident

En cas de modification des dates de formation par rapport à la demande initiale, les nouvelles dates doivent impérativement être communiquées à l’AGEFICE 15 jours calendaires avant la date de démarrage initialement prévue. Les absences ou les reports doivent être signalés immédiatement.

Dans le cas contraire, le demandeur s’expose à voir sa demande de report refusée, entraînant la perte de son droit au financement de son action de formation.

➜ Utilisez le formulaire dédié pour informer l’AGEFICE d’un report, d’une annulation de session ou d’un incident concernant une formation.