Engagements des parties

Les Conditions Générales de l’AGEFICE définissent le cadre contractuel de référence pour l’ensemble des interactions avec l’association. Toute demande de prise en charge entraîne l’acceptation de l’ensemble des conditions générales par l’ensemble des parties prenantes : bénéficiaires, organismes de formation et AGEFICE.

Cette page présente les engagements réciproques de chaque partie dans le cadre du financement des actions de formation.

Engagements des bénéficiaires

Le bénéficiaire d’une action de formation financée par l’AGEFICE (chef d’entreprise ressortissant ou conjoint collaborateur/associé) s’engage à respecter les obligations suivantes :

Dépôt de la demande de financement

Déposer ou faire déposer la demande de financement complète au moins 15 jours calendaires avant le démarrage de l’action de formation. En cas de non-respect de ce délai, la demande pourra être refusée.
Sur demande de l’AGEFICE, attester sur l’honneur de l’absence de lien personnel, familial, d’association, de subordination ou de toute autre nature entre le bénéficiaire de la formation et l’organisme de formation ou le formateur, en dehors de la relation contractuelle établie par la convention de formation. Toute situation de conflit d’intérêts avérée entraînera le refus de prise en charge.
Fournir une lettre de motivation justifiant du lien entre l’action de formation pour laquelle le financement est demandé et l’activité professionnelle actuelle ou le projet professionnel du stagiaire, dans le cas où ce lien ne peut pas être formellement établi au regard de l’activité principale exercée et du contenu de la formation. Cette lettre permet à l’AGEFICE d’apprécier la cohérence de la demande au regard des objectifs de développement des compétences du chef d’entreprise.

Assiduité et suivi de la formation

Être assidu dans le suivi de la formation et ne s’absenter que pour une raison valable et justifiée auprès de l’organisme de formation et de l’AGEFICE, le cas échéant
Respecter le planning global de la formation tel que prévu dans la convention
Se conformer aux dispositions du règlement intérieur de l’organisme de formation
Réaliser les travaux et productions demandés et participer aux regroupements éventuellement prévus (dans le cadre de la formation en tout ou partie à distance)

Garantie de l’identité

Fournir une pièce d’identité DÉLIVRÉE il y a moins de 10 ans permettant son identification formelle lors des contrôles (règle des 10 ans)
Maintenir cette capacité de preuve durant toute la durée de conservation du dossier (jusqu’à 10 ans)

Règlement des frais de formation

Régler personnellement les frais de formation avant de solliciter le remboursement, sans recourir à une avance de trésorerie de la part de l’organisme de formation. Le flux financier doit être authentique entre le chef d’entreprise et l’organisme de formation.

Responsabilité des documents et signatures

Être garant du bon usage de sa signature sur les documents relatifs à la formation (demande de prise en charge, attestation de présence, feuille d’émargement, relevé de connexion, etc.)

En présentiel : la signature des attestations de présence se fait chaque demi-journée de formation. Une signature sous toute autre forme engage la responsabilité du bénéficiaire.

La signature doit être apposée par le bénéficiaire, et par lui seul, à l’exclusion de toute délégation mise en place au sein de l’entreprise, et doit être identique sur l’ensemble des justificatifs.

Communication et signalement

Signaler à l’organisme tout changement (annulation, absence, maladie, etc.) ou tout manquement relatif à l’organisme et/ou à la formation, en amont, pendant ou à l’issue de la formation
Renseigner le questionnaire d’évaluation adressé par l’AGEFICE ou par un prestataire missionné à cet effet, à l’issue de la formation
Communiquer sur demande du financeur tout document justifiant de la réalité et de la qualité de la formation

Engagements des prestataires de formation

L’organisme de formation ou l’organisme de développement des compétences dispensant une action financée par l’AGEFICE s’engage à respecter l’ensemble des obligations suivantes :

Obligations administratives et réglementaires

Être à jour de son numéro de déclaration d’activité (NDA) et de ses formalités administratives envers la DREETS (ou son équivalent en outre-mer)
Détenir la certification Qualiopi pour prétendre au financement d’actions de développement des compétences et respecter les obligations afférentes
Rédiger un règlement intérieur dans les 3 mois suivant le début d’activité (même si l’organisme ne réalise pas de formation dans ses locaux), précisant les mesures concernant la santé et la sécurité, les règles de discipline et, pour les formations de plus de 500 heures, les modalités de représentation des stagiaires
Respecter les obligations comptables et fiscales applicables aux organismes de formation
Respecter les règles de publicité : aucune mention de nature à induire en erreur. Si le NDA est mentionné, utiliser la forme : « Enregistré sous le n°… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État »

Obligations pédagogiques

Dispenser une formation totalement conforme aux engagements pris auprès des parties intéressées (bénéficiaire, AGEFICE)
Informer préalablement de tout changement imprévu, notamment en cas de changement de date
Justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement et de la relation entre ces titres et les formations dispensées
Constater la présence et l’assiduité effectives du stagiaire et présenter à l’AGEFICE des factures sur la base de la formation effectivement réalisée

Documents à remettre aux stagiaires

Préalablement à toute inscription et tout règlement de frais :

Accompagner la convocation du stagiaire du programme de formation
Transmettre le règlement intérieur de l’organisme de formation

À l’issue de la formation :

Remettre une attestation de fin de stage mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action, ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis de la formation

Documents à fournir à l’AGEFICE

Le programme de la formation incluant les items réglementaires
L’attestation d’assiduité
Sur demande, tout document permettant d’attester de la réalisation de la formation
En présentiel : les feuilles d’émargement signées à la demi-journée, par le stagiaire et le formateur
En distanciel : les relevés de connexion ou de fréquentation signés par le stagiaire et le formateur

Obligations spécifiques à la formation à distance (FOAD)

Si la formation est en partie à distance, l’organisme s’engage à mettre en place :

Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours
Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne estimée
Des évaluations qui jalonnent ou terminent l’action

Probité financière

Respecter la probité financière : Ne jamais procéder à une avance de fonds (totale ou partielle) au profit du chef d’entreprise pour simuler un paiement.

L’organisme s’engage à ne délivrer la mention « acquittée » sur la facture que suite à un encaissement réel et définitif provenant du bénéficiaire. Toute avance de frais constatée pourra être requalifiée en prêt commercial non déclaré et entraînera le refus de paiement ainsi que des sanctions.

Sous-traitance

La législation n’interdit pas aux organismes de formation de pratiquer la sous-traitance ou la cotraitance. Toutefois, ils le font à leurs risques exclusifs et sous leur entière responsabilité. L’organisme donneur d’ordre devra s’assurer que l’organisme dispensant la prestation respecte la réglementation en vigueur ainsi que les Conditions Générales de l’AGEFICE.

Obligations d’information envers l’AGEFICE

Aviser l’AGEFICE de tout changement de structure, d’adresse, de nature d’activité
Informer l’AGEFICE en cas de dépôt de bilan, redressement ou liquidation judiciaire, cession, absorption, fusion…
Respecter l’usage du logo de l’AGEFICE comme indiqué sur www.agefice.fr ; ne pas utiliser de logos, sigles ou symboles laissant supposer l’existence d’un partenariat sans accord express de l’AGEFICE

Acceptation des contrôles

En cas de contrôle sur pièces ou sur site, l’organisme s’engage à :

Communiquer les documents justificatifs demandés par l’AGEFICE ou le prestataire missionné à cet effet
Fournir un espace suffisant et donner libre accès à tout système de gestion nécessaire au bon déroulement du contrôle sur site

Engagements de l’AGEFICE

Outre ses missions de financement et de contrôle, l’AGEFICE s’engage envers les bénéficiaires et les organismes de formation à :

Régler les prestations réalisées et justifiées dans les meilleurs délais
Respecter la confidentialité des données personnelles communiquées dans le cadre du traitement des dossiers de demande de prise en charge, des enquêtes d’évaluation ou des contrôles
Être à l’écoute des organismes de formation et des bénéficiaires, notamment en cas de difficulté ou de réclamations
Procéder aux contrôles avec discernement et, lors des contrôles sur site, respecter le bon fonctionnement de l’organisme et l’exécution des prestations

Protection des données personnelles

L’AGEFICE collecte les données personnelles des ressortissants pour apporter à ses interlocuteurs un service adapté à leurs besoins de formation. L’AGEFICE traite des données personnelles ayant pour finalité :

La gestion des actions de formation
Le suivi qualité de ces formations (évaluations, questionnaires à chaud, etc.)
La facturation des sessions réalisées

Catégories de données collectées :

Identification de la personne (état civil, coordonnées, etc.)
Données professionnelles (fonction, expériences professionnelles, formations, carrière)
Données relatives à la formation suivie (avis, évaluation, compétences acquises)

Droits des utilisateurs (RGPD)

Conformément aux articles 32 et 40 de la Loi Informatique et Libertés, ainsi qu’aux articles 15 et suivants du RGPD, les personnes ayant communiqué leurs données personnelles bénéficient des droits suivants :

Droit d’accès à leurs données personnelles
Droit de rectification des données inexactes pour les formations non encore suivies
Droit à la portabilité des données
Droit à la limitation des traitements

L’AGEFICE s’engage à fournir une réponse à toute demande dans un délai d’un mois à compter de la réception (prolongeable de deux mois en cas de complexité). La personne concernée peut introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Contact du Délégué à la Protection des Données (DPO) :

Par courriel : contact@agefice.fr – indiquez Délégué à la Protection des Données (DPO) en objet

Par courrier : AGEFICE, DPO, 16 avenue de Friedland, 75008 PARIS

Conditions Générales de l’AGEFICE

Les présentes dispositions sont extraites des Conditions Générales de l’AGEFICE, validées par le Conseil d’administration. Ces conditions générales s’appliquent à toute demande de prise en charge et constituent le cadre contractuel de référence pour l’ensemble des interactions avec l’association.

➜ Les Conditions Générales complètes sont publiées sur le site internet de l’AGEFICE (www.agefice.fr). Il revient à chacun d’en prendre connaissance.