Avant la formation
Le demandeur vérifie s’il relève de l’AGEFICE
En contrôlant sur son attestation de contribution à la formation professionnelle (CFP) que l’AGEFICE est bien son fonds d’assurance formation (FAF) compétent.
Cette attestation peut être téléchargée sur le compte Urssaf du demandeur à l’adresse : https://www.urssaf.fr/portail/portail/home/connectez-vous.html
Cette attestation doit impérativement faire apparaitre le code de sécurité vérifiable sur le site Internet de la Sécurité Sociale des Indépendants : https://www.urssaf.fr/portail/home/utile-et-pratique/verification-attestation.html
Fait une demande de financement
Le dirigeant doit transmettre à son Point d’accueil les éléments constitutifs de sa demande. Celle-ci doit impérativement être transmise au siège de l’AGEFICE (*) au plus tôt 4 mois maximums et au moins 15 jours calendaires avant le démarrage de l’action de formation. En cas de non-respect de ce délai, la demande pourra être refusée.
Le Point d’accueil se charge alors de vérifier les justificatifs, de présaisir le dossier et de le transmettre à l’AGEFICE dans les meilleurs délais.
Si la demande est effectuée par le bénéficiaire par courrier postal ou électronique directement au siège de l’AGEFICE, celle-ci ne sera pas instruite.
(*) La demande de financement d’une action de formation doit être déposée avec l’aide d’un Point d’Accueil AGEFICE.
Est considérée comme transmise au siège de l’AGEFICE, la demande de prise en charge qui a fait l’objet d’une présaisie par un Point d’Accueil, sur l’interface de gestion et de suivi des dossiers.
En cas de modification des dates de formation par rapport à la demande initiale, les nouvelles dates doivent impérativement être communiquées à l’AGEFICE par formulaire dédié 15 jours calendaires avant la date de démarrage de formation initialement prévue. Les absences ou les reports doivent être signalés immédiatement. Les nouvelles dates de formation doivent être transmises par le biais du formulaire dédié 15 jours calendaires avant la date de démarrage initialement prévue; dans le cas contraire, le demandeur s’expose à voir sa demande de report refusée entraînant la perte de son droit au financement de son action de formation.
L’ensemble des pièces à fournir pour la constitution et le remboursement d’une demande de financement sont à retrouver dans la partie justificatifs à produire.
Il choisit une formation
Le choix de la formation et du centre de formation appartiennent au chef d’entreprise.
Une fois le choix de la formation validé, l’organisme de formation lui fournit le programme et la convention de formation (à défaut, il lui remet un devis). Si l’imprimé de demande de financement est signé par le demandeur et l’organisme de formation, il peut se substituer à la convention (ou au devis). Ce document n’est alors demandé que dans le cadre des contrôles opérés aléatoirement par l’AGEFICE.
Attend l’accord de prise en charge
L’AGEFICE vérifie les éléments constitutifs de la demande, engage le dossier et transmet l’accord de prise en charge par l’intermédiaire du Point d’accueil (notification par voie électronique OU papier).
L’accord de financement reste valable quatre mois (cent vingt jours calendaires) après la date de fin prévue ou réelle de l’action de formation (1ère échéance échue).
Tout report du début ou de la fin de la prestation, inexécution partielle ou totale, ou changement d’identité/raison sociale des parties doivent être signalés à l’AGEFICE.
Pendant la formation
L’organisme de formation établit et doit faire remplir au bénéficiaire différents justificatifs de suivi :
Au cours de la formation
- Feuille(s) d’émargement (pour les formations en présentiel dans le cadre de contrôles opérés par l’AGEFICE)
- Suivi(s) logiciel des temps de connexion en temps réel, non modifiable, avec horaire, durée et adresse IP (pour les formations à distance dans le cadre de contrôles opérés par l’AGEFICE)
Au terme de la formation
- Attestation d’assiduité et de règlement reprenant les mentions du modèle AGEFICE
- Fiches d’évaluation
- Attestations de fin de formation (remises directement à l’issue de la formation)
- Facture acquittée (dans le cadre de contrôles opérés par l’AGEFICE)
- Certificat de réalisation établi par l’organisme de formation
- Et plus généralement, tout document permettant de justifier du suivi effectif de la formation ainsi que des connaissances acquises
Après la formation
Envoi des justificatifs
L’ensemble des justificatifs fournis par l’organisme de formation doit être transmis au Point d’Accueil
Vérifications
Le Point d’accueil vérifie l’ensemble des éléments constitutifs de la demande de remboursement, puis les transmet à l’AGEFICE
Remboursement
Après vérification des différents éléments, l’AGEFICE transmet au demandeur le règlement de son action de formation par l’intermédiaire de son Point d’accueil
Le respect de ces critères et formalités conditionne le bon traitement des demandes de financement, le respect des délais de traitement par les services de l’AGEFICE, la sauvegarde des droits pour les bénéficiaires et le versement efficace et effectif des fonds au titre du financement des actions de formations.
Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner la perte du droit au remboursement de l’action de formation.