Les justificatifs à produire

Pour le dépôt de la demande, doivent être fournis

Imprimé AGEFICE de demande de financement

Cet imprimé est à demander en priorité auprès des Points d’Accueil AGEFICE ou peut être téléchargé.
Il doit être intégralement complété, signé, daté et adressé à un Point d’Accueil par le stagiaire à l’initiative de la demande (la signature de ce document valant acceptation de nos critères de prise en charge et permettant aux services de l’AGEFICE de contrôler la réalité des actions de formation autant que de justifier de leur financement, il est impératif que ce document fasse apparaître clairement les dates de formation (et non des périodes de formation) et que la signature soit identique à celle qui sera apposée sur la convention de formation et les feuilles d’émargement qui pourront être jointes par la suite).
Si plusieurs stagiaires sont à l’initiative de la demande de financement, chaque stagiaire doit en signer un exemplaire.

Programme de formation

Le Dirigeant qui souhaite obtenir le financement d’une action de formation, doit joindre à sa demande de prise en charge le programme détaillé de la formation envisagée. Ce programme mentionne les pré-requis, l’intitulé de la formation envisagée, le domaine de formation concerné, les compétences visées, les moyens pédagogiques utilisés, le lieu et la durée du stage, et doit être délivré sur papier à en-tête de l’Organisme de formation.

Pièce d'identité

Une pièce d’identité portant la signature du ou des demandeurs doit être jointe à la demande de prise en charge.

En application des critères de l’AGEFICE, les pièces d’identité produites doivent remplir les conditions suivantes :

Le document doit avoir été DÉLIVRÉ il y a moins de 10 ans
Un document valide mais émis il y a plus de 10 ans n’est PAS accepté
Photo et signature doivent être récentes pour une identification formelle lors des contrôles
Les justificatifs à « usage unique » sans photo ni signature pérenne ne sont PAS accepté
En cas de changement de nom, joindre un justificatif transitoire (certificat mariage, livret de famille, jugement divorce…)

À titre très exceptionnel, une pièce délivrée il y a plus de 10 ans peut être acceptée si le stagiaire fournit simultanément :

La copie lisible de cette pièce ;
Le justificatif de ses démarches auprès de l’administration (copie du récapitulatif de sa pré-demande en ligne sur service-public.gouv.fr qui lui est adressé par mail dès sa pré-demande enregistrée).

Dans ce cas, le dossier est traité dans un cadre dérogatoire (pour toute éventuelle future demande de financement, le chef d’entreprise devra transmettre sa nouvelle pièce d’identité) et peut faire l’objet de contrôles renforcés.

Sans pièce et sans justificatif des démarches entreprises, la demande reste incomplète et ne peut pas être étudiée.

Attestation CFP délivrée par l'URSSAF

Il convient pour le chef d’entreprise de présenter son attestation de versement de Contribution au Fonds d’Assurance Formation (délivrée par l’URSSAF l’année de l’action de formation envisagée et relative à l’activité de l’année précédente) justifiant de son statut de dirigeant. Lorsque la demande de financement concerne une action de formation au bénéfice du conjoint collaborateur, l’attestation fournie doit mentionner que le chef d’entreprise contribue à la formation professionnelle (CFP) également pour son conjoint collaborateur (avec nom et prénom de ce dernier).
Dans le cas d’une demande de financement pluriannuelle (exemple formation de mars 2023 à septembre 2025), l’attestation de l’année en cours sera nécessaire pour obtenir un accord de prise en charge (2022 ou 2023 selon la date de dépôt de la demande) et les attestations relatives à chaque année devront être jointes au plus tard lors de la demande de remboursement (2023, 2024 et 2025).

Convention de formation

La convention de stage formalisant les engagements réciproques du stagiaire et de l’organisme de formation n’est pas exigée lors de la demande préalable de financement d’action de formation.

Elle peut être remplacée par :

L’imprimé de demande de prise en charge signé par le demandeur et l’organisme de formation,
Ou l’imprimé de demande de prise en charge signé par le demandeur accompagné d’un devis de l’organisme de formation reprenant l’ensemble des mentions devant figurer sur une convention de formation.

Pour les dossiers soumis à des opérations de contrôle de la part de l’AGEFICE, la convention de formation devra impérativement être fournie au moment de la demande de remboursement, quel que soit le document joint à la demande initiale.

En l’absence de transmission de la convention, la formation est réputée ne réunir que maximum 25 stagiaires. Un refus de prise en charge est alors susceptible d’être notifié s’il s’avère que la formation suivie comptait plus de 25 stagiaires

Seule les attestations de contributions à la formation professionnelle (CFP) délivrées par l’URSSAF et comportant un code de sécurité sont acceptées. Ce qui exclut toute attestation manuelle ou simple courrier délivrés par l’URSSAF.

Ces attestations CFP font l’objet de contrôles auprès des services de l’URSSAF. Si un arbitrage doit être fait entre les informations délivrées par les services de l’URSSAF auprès de l’AGEFICE, et les mentions présentes sur l’attestation de versement CFP déposée par le demandeur (ou tout autre document), ce sont les informations délivrées par les services de l’URSSAF auprès de l’AGEFICE qui font foi.

Auxquels s’ajoutent, selon les cas

Lorsque l’action de formation ne concerne pas directement le domaine d’activité professionnelle du Dirigeant,

ou lorsqu’il s’agit d’une action de conversion/reconversion, la demande de prise en charge doit être accompagnée d’une lettre rédigée et signée par le bénéficiaire de l’action, expliquant son projet de formation professionnelle et son choix pour l’action de formation pour laquelle la demande de financement est introduite auprès de l’AGEFICE. Ces demandes sont alors examinées au cas par cas par les services de l’AGEFICE.

Mandat

Les chefs d’entreprise qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement renforcé de la part de leur organisme de formation peuvent leur donner mandat (en remplissant la partie réservée à cet effet sur notre formulaire de prise en charge) pour accomplir l’ensemble des démarches administratives auprès des services de l’AGEFICE. Dans ce cas, il convient de veiller à ce que la case mandat soit cochée sur l’imprimé de demande de prise en charge et que ce dernier soit signé par le stagiaire ET l’organisme de formation.

Ce mandat est, dans tous les cas, limité à l’action de formation concernée par le formulaire.

Pour les Dirigeants d’entreprises créées dans l’année et pour les seules formations obligatoires avant installation exhaustivement listées : nouveaux buralistes, permis d’exploitation HCR, diffuseurs de presse, auto-écoles

Un extrait KBIS (avis de situation au répertoire SIRENE pour les entreprises non concernées),
Une attestation d’affiliation à l’URSSAF en tant que travailleur indépendant (ou, à défaut, l’appel à cotisation délivré à l’issue de cette affiliation),
Si l’attestation d’affiliation ne mentionne pas ou l’AGEFICE ou la qualité de commerçant du dirigeant, une copie écran du compte URSSAF ou une copie de déclaration de chiffre d’affaires attestant de la qualité de commerçant (et ainsi, de la compétence de l’AGEFICE).

Pour la demande de remboursement, doit être fournie

Attestation d’assiduité et de règlement

Toute demande de remboursement doit être accompagnée de l’attestation d’assiduité et de règlement (modèle téléchargeable ci-dessous) intégralement renseignée (au même titre que les autres mentions, le nom du formateur et le nombre de participants à la session sont impératifs). Il est rappelé que les organismes de formation ont par ailleurs l’obligation de tenir à la disposition de l’AGEFICE les documents et/ou éléments à partir desquels a été établie cette attestation et ce, pour une durée de 10 ans.

A laquelle s’ajoute, dans le cadre des contrôles opérés par l’AGEFICE :

Facture acquittée conforme(s) aux obligations légales des organismes de formation

Elle est toujours tamponnée et signée par l’organisme de formation.

Elle doit être sur papier à en-tête de l’organisme de formation et préciser le n° de la facture, le nom et l’adresse du client, l’identité du stagiaire lorsque la facture est libellée au nom de l’entreprise, l’intitulé de la formation, la quantité, le prix HT et TTC et la mention « acquittée ».

La facture acquittée est une preuve comptable et juridique (article 1353 Code civil) d’un flux financier authentique entre le chef d’entreprise et l’organisme de formation. Ainsi l’organisme de formation ne peut PAS avancer les fonds au bénéficiaire ni simuler un règlement. La mention « acquittée » ne peut faire suite qu’à un encaissement RÉEL et DÉFINITIF de l’organisme de formation.

Convention de formation

Si celle-ci n’a pas été transmise lors du dépôt de la demande.

A retenir concernant la convention :
En application des dispositions du code du travail et des critères de l’AGEFICE, la convention de formation doit notamment et systématiquement mentionner :

Les coordonnées détaillées de chacune des parties
L’intitulé de la formation et sa durée totale en heures
Le type de formation (formation, bilan de compétences, VAE etc | En présentiel, à distance, …)
L’identité du formateur
Le prix
Les lieux (raison sociale et adresse), dates et horaires précis de formation (par demi-journées) ainsi que la durée totale (le nombre total d’heures de formation)
Les méthodes pédagogiques mises en œuvre
Les modalités d’organisation, de suivi, d’évaluation et de contrôle de l’assiduité (de quelle manière est vérifiée l’assiduité du stagiaire / de quelle manière elle est justifiée en fin de formation)
Les modalités d’évaluation et de sanction des acquis (de quelle manière sont évaluées les compétences acquises / de quelle manière elles sont attestées et quels sont les documents remis au stagiaire)
Les nom – prénom – tampon des signataires (organisme de formation et stagiaire)
La date de signature des deux parties (stagiaire et organisme de formation)

Pour les formations en présentiel : feuille(s) d’émargement

Pour les formations à distance : relevé(s) logiciel des temps de connexion en temps réel avec horaire, durée et adresse IP

Pour les formations en partie à distance : feuille(s) d’émargement ET relevé(s) logiciel des temps de connexion en temps réel avec horaire, durée et adresse IP

Cadre dérogatoire

Dans le cas spécifique des formations débouchant sur une qualification officiellement reconnue (titre inscrit au RNCP -répertoire national des certifications professionnelles-, au répertoire spécifique, diplôme d’Etat, titre professionnel, CQP -Certificat de Qualification Professionnelle-, Permis de conduire -à l’exclusion des permis B et moto-) seule l’attestation d’assiduité et de règlement doit être fournie lors de la demande de remboursement. Les documents et éléments permettant d’établir l’assiduité (feuilles d’émargement, relevés logiciel des temps de connexion en temps réel avec horaire, durée et adresse IP) n’ont plus nécessité à être joints à la demande de remboursement. Ils doivent être conservés par l’organisme de formation et sont susceptibles d’être demandés dans le cadre d’un contrôle de la part de l’Etat ou lorsque l’AGEFICE effectue, conformément à la loi, un contrôle de service fait. S’ils ne sont plus demandés de manière systématique dans le cas précis des formations débouchant sur une qualification officiellement reconnue, ils pourront ponctuellement être demandés par nos conseillers et devront alors être fournis.

Coordonnées bancaires transmises par les bénéficiaires

Le relevé d’identité bancaire (RIB) transmis lors de la demande de financement doit impérativement être celui du stagiaire ou de son entreprise. Des contrôles de validité sont effectués par l’AGEFICE sur les coordonnées bancaires transmises.

Modèle d’imprimé de prise en charge

Modèle de convention de formation

Modèle de feuille d’émargement

Modèle de d’attestation d’assiduité et de règlement

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Lorsque le dossier n’est pas complet, l’AGEFICE vous adresse une demande de pièces complémentaires listant les pièces manquantes.
Pour toute action terminée depuis 2 ans + trois relances restées infructueuses, l’AGEFICE procède aux désengagements des dossiers et ceux-ci sont clôturés.
Les documents présentés doivent correspondre en tous points à ceux de la demande initiale d’action de formation.
Aucun document rectificatif n’est susceptible d’être pris en compte, même en cas de documents initiaux erronés ou incomplets.
La demande de remboursement doit être envoyée, le dossier intégralement complété des pièces et justificatifs exigés au siège de l’AGEFICE, dans le délai maximum de quatre (4) mois qui suit la fin effective de l’action de formation réalisée.
Tout critère non respecté est susceptible d’entraîner, pour le chef d’entreprise la perte du droit au remboursement de sa ou ses action(s) de formation.
Le bénéficiaire de l’action de formation reste seul responsable des documents produits et doit s’assurer de leur conformité au risque de s’exposer à une perte du droit au remboursement de son action de formation.

Les Points d’Accueil AGEFICE ont pour rôle d’informer le Dirigeant sur ses droits, de l’accompagner dans ses démarches et de s’assurer que le Chef d’entreprise est en mesure de fournir les documents qui lui sont demandés et sont nécessaires au traitement de son dossier, à chaque étape de la procédure.

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